7 rào cản cần vượt qua trong quá trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số là sự tích hợp công nghệ số vào tất cả các lĩnh vực của tổ chức, doanh nghiệp dẫn đến những thay đổi cơ bản đối với cách thức hoạt động cũng như mang lại giá trị cho các tổ chức, doanh nghiệp đó. Chuyển đổi số giúp hợp lý hóa các hoạt động, tăng năng suất, hiểu sâu hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng từ đó thúc đẩy đổi mới và tăng trưởng kinh doanh.
 
Chuyển đổi số không còn là một sự lựa chọn mà đã là yêu cầu tất yếu cho các tổ chức, doanh nghiệp để duy trì tính cạnh tranh. Mặc dù chuyển đổi số có thể mang lại nhiều lợi ích nhưng nó cũng đặt ra một số thách thức cho các tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình thực hiện.

Sau đây là 7 rào cản hàng đầu mà các tổ chức, doanh nghiệp có thể gặp phải trong hành trình chuyển đổi số của mình.

1. Tâm lý ngại áp dụng các giải pháp và quy trình mới

Có nhiều lý do mà các tổ chức, doanh nghiệp vẫn sử dụng các hệ thống cũ không tương thích với các giải pháp kỹ thuật số hiện đại. Đầu tiên, việc thay thế các hệ thống cũ có thể là một quá trình cần rất nhiều thời gian và kinh phí. Thứ hai, nhiều tổ chức, doanh nghiệp cảm thấy bằng lòng với những gì họ đang có và tâm lý lo sợ về việc áp dụng các công cụ và quy trình công nghệ mới vì việc đầu tư vào một giải pháp kỹ thuật số mới phải mất thời gian cho việc đào tạo người dùng và cần thời gian để áp dụng.

Để vượt qua thách thức này, điều quan trọng nhất là công tác tuyên truyền. Các nhà lãnh đạo cần tuyên truyền về lợi ích của công nghệ mới và cách mà công nghệ mới này có thể giúp nhân viên trong quy trình làm việc hàng ngày. Đồng thời đảm bảo cung cấp các chương trình đào tạo cần thiết cho họ và sẵn sàng tiếp nhận tất cả các phản hồi dù là tích cực hay tiêu cực.

2. Hạn chế khả năng giao tiếp và cộng tác

Hạn chế khả năng giao tiếp và cộng tác với các thành viên trong nhóm được xem là một trong những rào cản trong quá trình thực hiện chuyển đổi số.

Mỗi ngày, các nhân viên trong một nhóm có những nhiệm vụ và mục tiêu riêng biệt cần giải quyết. Mặc dù một số nhân viên có thể tự mình hoàn thành một số việc nhất định, nhưng đôi khi phải cần đến sự trợ giúp hoặc ý kiến ​​đóng góp của những người khác.

Quá trình giao tiếp và cộng tác sẽ giúp mọi người kết nối, chia sẽ thông tin hữu ích với nhau. Mặc dù các thành viên trong nhóm không nhất thiết phải cộng tác trong mọi dự án mà tổ chức, doanh nghiệp của bạn đảm nhận, nhưng chúng ta đang ngày càng hướng tới một thế giới nơi sự cộng tác và giao tiếp cần phải tồn tại hài hòa với nhau để các quy trình kinh doanh thành công. Điều quan trọng cần nhớ nếu bạn muốn tận dụng tối đa lực lượng lao động kỹ thuật số sáng tạo thì giao tiếp hiệu quả chính là chìa khóa.

Giao tiếp không chỉ là một thành phần quan trọng của cộng tác mà còn là cách duy nhất để điều hành một tổ chức, doanh nghiệp thành công. Cho dù bạn muốn giảm doanh thu của nhân viên, cải thiện văn hóa làm việc hay chỉ đơn giản là làm cho khách hàng hài lòng hơn, tất cả đều bắt đầu bằng giao tiếp.

3. Vấn đề lựa chọn công nghệ

Trong hành trình chuyển đổi số, Giám đốc công nghệ thông tin (CIO) và các nhà lãnh đạo chuyển đổi số luôn phải chịu nhiều áp lực. Họ phải tìm kiếm thị trường công nghệ phù hợp để thay thế các hệ thống và quy trình cũ của họ. Tuy nhiên, khi vội vàng đáp ứng các yêu cầu của Giám đốc điều hành (CEO) và các bên liên quan, quá trình ra quyết định cực kỳ quan trọng này sẽ bị ảnh hưởng.

Một thách thức khác trong quá trình chuyển đổi số là sự phong phú của thị trường công nghệ. Các tổ chức, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chiến lược và biết những gì cần thiết để giải quyết vấn đề trước khi đánh giá nên đầu tư vào công nghệ nào.

Bước đầu tiên là tiến hành đánh giá nhu cầu kỹ lưỡng để xác định các yêu cầu và mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp. Sau đó, đánh giá hiệu quả các tùy chọn công nghệ khác nhau, xem xét các yếu tố như tính dễ sử dụng, khả năng mở rộng, tích hợp, tính linh hoạt, khả năng thích ứng và chi phí đầu tư.

4. Mối quan tâm về bảo mật

An ninh mạng và quyền riêng tư là ưu tiên hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp và cũng là mối quan tâm lớn của nhân viên trong quá trình chuyển đổi số. Hầu hết quá trình chuyển đổi số liên quan đến việc di chuyển dữ liệu kinh doanh lên đám mây (cloud) và tích hợp dữ liệu đó vào một hệ thống tập trung để truy cập dễ dàng hơn.

Theo Báo cáo đánh giá rủi ro toàn cầu năm 2022 của Diễn đàn Kinh tế thế giới, các biện pháp an ninh mạng mà các tổ chức, doanh nghiệp đang áp dụng ngày càng trở nên lỗi thời bởi sự tinh vi ngày càng tăng của tội phạm mạng. Các phương pháp vi phạm bảo mật tinh vi hơn có thể dễ dàng nhắm mục tiêu và gây thiệt hại cho các tổ chức, doanh nghiệp có tích hợp hệ thống kém.

Việc lạm dụng cơ chế cho phép 2 thành phần phần mềm giao tiếp với nhau bằng một tập hợp các định nghĩa và giao thức hay còn gọi là Giao diện lập trình ứng dụng (Application Programming Interface: API) có thể dẫn đến rò rỉ bí mật của các tổ chức, doanh nghiệp và thậm chí giúp cho tin tặc đánh cắp dữ liệu khách hàng.

Để giải quyết các mối lo ngại về bảo mật, các tổ chức, doanh nghiệp phải triển khai chiến lược bảo mật toàn diện bao gồm đánh giá rủi ro, các chính sách và quy trình bảo mật, đào tạo về bảo mật cho nhân viên và các kế hoạch ứng phó sự cố. Và cuối cùng, giám sát liên tục là chìa khóa để xác định và ngăn chặn các mối đe dọa bảo mật trước khi chúng xảy ra.

5. Nhu cầu của khách hàng ngày càng cao

Trong khi nhu cầu của khách hàng ngày càng cao mang đến cơ hội cho các tổ chức, doanh nghiệp, chúng cũng có thể đặt ra những thách thức đáng kể trong quá trình chuyển đổi số. Các tổ chức, doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc những nhu cầu này khi triển khai các kênh kỹ thuật số mới. Khi một tổ chức đang vật lộn với quá trình chuyển đổi số, việc cung cấp trải nghiệm liền mạch cho khách hàng trực tuyến, trên thiết bị di động, mạng xã hội và tại cửa hàng có thể là một thách thức thực sự.

Các tổ chức cần đầu tư vào các công nghệ và chiến lược phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian. Họ phải xây dựng văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm, sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để hiểu sâu hơn về hành vi của khách hàng, đồng thời kết hợp các công nghệ AI và tự động hóa để cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

6. Quản lý dữ liệu không hiệu quả

Dữ liệu là một trong những nền tảng của chuyển đổi số. Thông tin chi tiết về khách hàng cung cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp thông tin về hành vi, sở thích và các quyết định mua sắm tiềm năng trong tương lai của họ. Vì vậy, cách mà các tổ chức, doanh nghiệp thu thập và sắp xếp dữ liệu liên quan đến khách hàng là rất quan trọng. Quản lý dữ liệu hiệu quả có thể mang lại cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, việc quản lý dữ liệu không hiệu quả có thể dẫn đến mất khách hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh sai lầm.

Ưu tiên thực hành quản lý dữ liệu hiệu quả là giải pháp cho thách thức này. Điều này liên quan đến việc thiết lập các quy trình và chính sách cho phép các tổ chức, doanh nghiệp của bạn thu thập, lưu trữ, truy xuất, phân tích và sử dụng dữ liệu theo cách an toàn, chính xác và tuân thủ các quy định có liên quan. Đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, và nó đòi hỏi rất nhiều kiến ​​thức và chuyên môn.

Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều dịch vụ phân tích dữ liệu, quản lý dữ liệu và lưu trữ dữ liệu có uy tín. Việc tìm một đối tác có thể đáp ứng mọi nhu cầu về quản lý dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp và khách hàng là cách tốt nhất để chinh phục thử thách chuyển đổi số.

7. Khả năng chống lại sự thay đổi

Ngay cả khi sự thay đổi có thể giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được thành công trong tương lai thì một số người vẫn có tư tưởng phản ứng lại, không muốn thay đổi để thực hiện các ý tưởng mới đó. Nhân viên và thậm chí cả các lãnh đạo quản lý cũng có thể từ chối sử dụng các quy trình và công nghệ mới do tâm lý lo sợ thay đổi quy trình làm việc của họ.

Việc chống lại sự thay đổi là một phản ứng tự nhiên của con người bởi vì bản chất của con người là không thích rủi ro. Thay đổi là điều không thoải mái nhưng cũng không thể tránh khỏi và sự phản kháng của nhân viên có thể làm chậm quá trình chuyển đổi số của các tổ chức, doanh nghiệp.

Tuy vậy những suy nghĩ hoặc hành động chống lại này có thể thay đổi theo thời gian nếu các nhà lãnh đạo biết cách tuyên truyền và đưa ra các chiến lược phù hợp. Các nhà lãnh đạo và giám đốc điều hành (CEO) phụ trách chuyển đổi số nên truyền đạt lý do của sự thay đổi, tập trung vào lợi ích và những gì nhân viên có thể mong đợi. Giải quyết các mối quan tâm của nhân viên cũng là chìa khóa để vượt qua thách thức này. Các nhà lãnh đạo phải lắng nghe lý do vì sao có sự kháng cự này và đưa ra giải pháp thích hợp nhất.

Hãy lưu ý rằng quan điểm của các nhà lãnh đạo về sự thay đổi và chuyển đổi số có thể ảnh hưởng lớn đến tư tưởng của nhân viên. Nếu các nhà lãnh đạo truyền đạt sự không chắc chắn và sợ hãi, nhân viên cũng vậy. Do đó, các nhà lãnh đạo cần thể hiện một tư duy và thái độ tích cực để tạo động lực thúc đẩy sự thay đổi của nhân viên.

Tóm lại, chuyển đổi số không còn là sự lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Mặc dù quá trình chuyển đổi số luôn đi kèm với những thách thức riêng, nhưng những tổ chức, doanh nghiệp nào vượt qua những rào cản trên sẽ đạt được năng suất cao hơn, hiệu quả được cải thiện, trải nghiệm khách hàng được nâng cao và cuối cùng là giúp tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận./.